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Los voceros en las organizaciones juegan un rol estratégico para la comunicación que éstas tienen entre sus grupos de interés, internos o externos, como son los medios de comunicación, con los cuales construyen relaciones de largo plazo mediante información de valor para las partes y que se emite en situaciones estables o de crisis.
El vocero ideal
La voz y cara de la compañÃa idealmente debe cubrir lo que definimos como las 3Cs: confianza, control y credibilidad. Estos elementos suelen identificarse desde el primer momento en que se asigna a la persona que tendrá esta encomienda relacionada con la reputación empresarial, y que en la mayorÃa de los casos se pulen en el proceso de capacitación o Media Training, entre ellos están el propio CEO, el director general e incluso el directivo o gerente de determinada área clave dentro de la empresa, según sean los objetivos de comunicación institucional.
Si en este momento funges como portavoz de una gran empresa, startup o asociación altruista, los siguientes consejos te ayudarán a reforzar tu desempeño ante la prensa.
1.- Técnicas de comunicación
¡Hasta al mejor cazador se le va la liebre! Sin importar si eres primerizo o tienes camino recorrido en la interacción con los periodistas, recuerda que como vocero eres amo de tu silencio y esclavo de tus palabras, por lo que debes actualizarte continuamente en técnicas de comunicación para mejorar cada dÃa en el arte de dar entrevistas ante la cámara y el micrófono en sus distintos formatos.
2.- Anticipa preguntas y media briefing
Prepara los talking points que tratarás durante el encuentro, con ese principio elabora las posibles preguntas que te puede hacer el reportero y con ello anticipar las respuestas y mensajes, mismos que podrás manejar aplicando las técnicas de comunicación efectiva que debes dominar y adaptar a tu estilo.
Asimismo, es importante contar con el respectivo media briefing del periodista que te entrevistará, el medio y sección que representa, asà como pormenores de la reunión.
3.- Temas coyunturales
Además de ser experto en tu industria y conocer qué está pasando en ella, es indispensable que estés informado de los acontecimientos de coyuntura nacional e internacional para evitar sorpresas el dÃa de la entrevista o conferencia con periodistas, esto por un posible cuestionamiento que te coloque en una situación incómoda por la falta de datos o una declaración incorrecta que genere un efecto contrario al esperado. Consulta fuentes autorizadas y monitorea las noticias que son trending topic.
4.- El dato duro
Lo que es importante para ti no necesariamente lo será para el reportero. Haz tu tarea, prioriza el dato duro, es decir, recaba hechos, cifras, estimaciones y todos aquellos aspectos que te ayuden a redondear tu mensaje. El equilibrio informativo, objetivado y con sustento es fundamental para tu narrativa.
5.- Bájale dos rayitas al tecnicismo
Evita incurrir en demasiados tecnicismos y términos rimbombantes durante una entrevista, aún cuando ésta se trate de farmacogenómica o ecommerce. En su lugar procura usar conceptos claros y precisos. Los ejemplos son un buen recurso a utilizar durante la conversación. Lo anterior demostrará empatÃa con el entrevistador y la audiencia.
6.- Micrófono compartido
En caso de acudir a una entrevista grabada o en vivo (radio, televisión, pódcast o transmisiones de plataformas digitales) donde compartes micrófono con más personas, pregunta a la producción del espacio informativo quiénes son los demás invitados para que conozcas acerca de ellos.
Organiza con antelación tu tema, preguntas y mensajes clave. Administra cada una de tus intervenciones con respuestas genuinas, acorde con tu área de experiencia. Sé parte de la conversación, no te aÃsles. Prepárate para el cierre, hazlo único.
7.- Escucha la pregunta
Es probable que te sientas nervioso al iniciar el diálogo con el periodista y te apresures en responder cada pregunta que llegue a tus oÃdos, pero guarda la calma. Escucha a tu interlocutor, analiza y cuando termine la pregunta espera unos segundos para responder con base en lo que previamente desarrollaste para tan importante sesión.
Fuente confiable de información
Los consejos antes descritos son sólo algunos de varios más que te pueden impulsar a ser una fuente confiable de información entre la prensa, lo cual se logra con el paso del tiempo, pero sobre todo con el compromiso de informar acontecimientos que tengan relevancia para la sociedad en general o determinadas audiencias.
En caso de que aún no conozcas las técnicas de comunicación o ha pasado demasiado tiempo desde la última vez que te capacitaste en ello, es momento de hacerlo de la mano de consultores especializados en la materia para guiarte paso a paso ante la responsabilidad que tienes al ser la voz autorizada de tu corporación y el peso de las 3Cs que te distinguen como vocero.
*Hugo Lobato Rivera es CEO de CEF&RP y miembro de la Asociación Mexicana de Investigadores de la Comunicación. Cuenta con una licenciatura en Ciencias de la Comunicación y con una MaestrÃa en Periodismo PolÃtico por la Escuela de Periodismo Carlos Septién GarcÃa.